Som arbejdsgiver har du pligt til at sikre dig et sikkerheds- og sundhedsmæssigt arbejdsmiljø for dine medarbejdere.
Som bekendt skal alle virksomheder med mere end én ansat i følge loven udarbejde en skriftlig arbejdspladsvurdering:
“Alle virksomheder med medarbejdere skal gennemføre en APV. Arbejdsgiveren har ansvaret for, at dette sker. Det gælder også, hvis der kun er én medarbejder, og også, selv om der kun er tale om tidsbegrænsede ansættelser eller løsarbejde.”
Arbejdstilsynet
Teksten ovenfor er fra Arbejdstilsynets Vejledning D.1.1.3, der danner grundlag for udarbejdelse af arbejdspladsvurdering. Kravet om APV blev indført i dansk lovgivning i 1992, bl.a. for at gennemføre EU direktiv 89/391/EOF af 12 juni 1989 om iværksættelse af foranstaltninger til forbedring af arbejdstagernes sikkerhed og sundhed under arbejdet. Alle arbejdsgivere har siden udgangen af år 2000 været omfattet af kravet om at udarbejde arbejdspladsvurdering.
Dine forpligtelser er nærmere beskrevet i arbejdsmiljøloven, der blandt andet kræver, at du mindst hvert tredje år laver en arbejdspladsvurdering (APV). Du har pligt til at lave en ny APV, når der sker ændringer i arbejdet eller måden, arbejdet udføres på, hvis dette har betydning for arbejdsmiljøet.
Alle virksomheder med medarbejdere er forpligtede til at lave APV’er, dette uanset om medarbejderen er løsarbejder eller tidsbegrænset ansat. Dog er der en undtagelse hvis virksomheden kun har personer fra arbejdsgiverens husstand ansat, herunder børn eller ægtefælle. Så har virksomheden ikke pligt til at udarbejde APV.
Her beskrives kort, hvad APV er, og hvordan APV gennemføres.
Hvad er en APV?
APV er en forkortelse for arbejdspladsvurdering, der er en proces, hvor virksomheden kortlægger, hvordan arbejdsmiljøet er i virksomheden. APV’en er virksomhedens eget redskab til at holde styr på arbejdsmiljøet.
Formålet med vurderingen er, at kortlægge om virksomheden har arbejdsmiljøproblemer. Arbejdsmiljøproblemer kan være alt fra problemer med indeklima til mobning på arbejdspladsen, støjgener m.v. Der kan være stor forskel på, hvad der er relevant at spørger medarbejderne til i APV undersøgelsen afhængig af karakteren af medarbejdernes arbejde. Du kan altid søge inspiration i Arbejdstilsynets tjeklister (eller Oshures klargjorte APV skabeloner).
Hvorfor udarbejde en APV?
Formelt set fordi du har pligt hertil i henhold til arbejdsmiljøloven. Du har som arbejdsgiver ansvar for, at APV’en laves.
Men i øvrigt også fordi at du kan opnå en række fordele herved, herunder færre omkostninger som følge af ulykker, mindre sygefravær blandt medarbejderne, mindre udskiftning af medarbejdere og øget arbedsglæde, motivation og produktivitet.
Sådan kommer du i gang med APV’en
Der er ikke nogle formelle krav til de metoder og redskaber, som du anvender ved gennemførelsen af en APV.
Men du skal dog være opmærksom på følgende krav:
- APV’en skal udarbejdes af ledelsen og medarbejderne i samarbejde,
- APV’en skal være skriftlig,
- Den skal være tilgængelig, så både ledelsen, medarbejdere og Arbejdstilsynet kan læse den.
Hvis Arbejdstilsynet skulle komme forbi, er det vigtigt, at dine medarbejdere og ledelsen ved, hvor APV’en er.
Selve arbejdet med APV’en kan deles op i 5 faser:
- Fase 1: Identifikation og kortlægning af virksomhedens samlede arbejdsmiljø
- Fase 2: Beskrivelse og vurdering af virksomhedens arbejdsmiljøproblemer
- Fase 3: Inddragelse af virksomhedens sygefravær
- Fase 4: Proritering af løsninger på virksomhedens arbejdsmiljøproblemer og udarbejdelse af en handlingsplan
- Fase 5: Retningslinjer for opfølgning på handllingsplanen.
Hvis du har en arbejdsmiljøorganisation i din virksomhed, skal denne inddrages i hele APV-processen.
Fase 1: Identifikation og kortlægning af virksomhedens samlede arbejdsmiljø
Der er ikke nogle krav til, hvordan du foretager identifikationen og kortlægningen, hvorfor dette kan ske ved benyttelse af spørgeskemaer, ved interviews af medarbejderne, , trivselsundersøgelser m.v.
Hvis du ved kortlægningen konstaterer, at din virksomhed har problemer med arbejdsmiljøet, er det vigtigt, at disse skrives ned.
Vær i den forbindelse opmærksom på, at kortlægningen skal gennemføres for alle dele af virksomheden, herunder også for det arbejde, som udføres på midlertidige eller skiftende arbejdssteder såsom byggepladser eller en hjemmearbejdsplads.
Det skal fremgå af APV’en at virksomhedens medarbejdere eller arbejdsmiljøorganisationen har været inddraget ved udarbejdelsen.
Viser det sig efter kortlægningen, at der ikke er nogle arbejdsmiljøproblemer i virksomheden, skal dette fremgå af APV’en, og du kan springe fase 2 over.
Fase 2: Beskrivelse og vurdering af virksomhedens arbejdsmiljøproblemer
Hvis jeres kortlægning under fase 1 har vist, at der er arbejdsmiljøproblemer i virksomheden, skal disse beskrives, og I skal vurdere, hvordan disse kan løses.
Ved beskrivelsen af problemerne er det vigtigt, at problemernes art, alvor og omfang beskrives samt hvad årsagen til problemerne er, og hvilke løsninger, som er de bedste.
Når I beskriver løsningerne, bør I være opmærksomme på, om løsningerne kan forebygge, at problemet opstår igen, at løsningerne rettes mod årsagen til problemerne, at løsningerne beskytter så mange som muligt, at I forsøger at skifte farligt eller belastende problemer ud med mindre eller helt ufarlige og ikke-belastende, og om arbejdet kan tilpasses medarbejderne på en mere hensigtsmæssig måde.
I løsningsarbejdet er det vigtigt – og ofte meget anvendeligt – at I lytter til jeres arbejdsmiljøorganisation/medarbejderne. Det er dem, som oplever problemerne, og måske allerede har tænkt på mulige løsninger.
Fase 3: Inddragelse af virksomhedens sygefravær
Sygefravær kan skyldes problemer med arbejdsmiljøet. Det er derfor vigtigt, at I inddrager det i APV-processen – dette uanset om I under punkt 1 har konstateret, at der ikke er nogle arbejdsmiljøproblemer.
I skal kigge på det overordnede sygefravær i virksomheden, og tage stilling til, om forhold i arbejdsmiljøet kan være årsag til fraværet.
Arbejdsmiljøloven stiller ikke specifikke krav om, hvordan sygefraværet inddrages i APV’en, men I bør vælge en måde, som passer bedst til virksomheden. Ofte vil det give bedst mening at kigge på sygefraværet for forskellige afdelinger, da I godt kan have et generelt lavt sygefravær, men at man ved en nærmere undersøgelse kan konstatere, at sygefraværet for et specifikt arbejdssted er meget højt. Det kan også være, at sygefraværet hænger sammen med specifikke stillinger.
Skab jer et overblik omkring sygefraværets overordnede fordeling, da det kan skabe grundlag for at vurdere, om der er forhold i arbejdsmiljøet, som kan ændres for at forebygge sygefraværet.
Denne fase skal altid gennemføres.
Fase 4: Proritering af løsninger på virksomhedens arbejdsmiljøproblemer og udarbejdelse af en handlingsplan
På nuværende tidspunkt har I kortlagt eventuelle problemer samt fundet løsningerne på disse. I denne fase skal I lave en eller flere handlingsplaner, hvor I beskriver de kortlagte problemer, konsekvenser og de valgte løsninger, samt tidshorisonten herfor. Sørg for at lave tidsplanen så realistisk, som muligt.
Skriv ned, hvem der er ansvarlig for at løse hvilke problemer.
Det næste skridt er at foretage en prioritering af rækkefølge for løsning af problemerne, hvis de ikke kan løses med det samme.
Problemer, som kan løses med det samme, bør blive håndteret straks.
Det er en god idé, at I løbende informerer resten af virksomheden, når problemerne er blevet løst, og hvilket problem der er næste på prioritetslisten.
I øvrigt er det vigtigt, hvis der er konstateret problemer, som kan medføre akut fare for medarbejdernes sikkerhed eller sundhed, at I straks træffer foranstaltninger, som kan fjerne faren eller i hvert fald reducere denne til et acceptabelt niveau, indtil en mere permanent løsning kan gennemføres.
Fase 5: Retningslinjer for opfølgning på handllingsplanen
Den sidste fase er, at du som virksomhed skal sikre dig, at handlingsplanen rent faktisk også gennemføres.
Skriv ned, hvem der er ansvarlig for de enkelte punkter, herunder for så vidt angår overvågning af, om de valgte løsninger har en effekt, og om den nedskrevne handlingsplan skal revideres.
Afsluttende, behøver APV processen ikke være en tung og tidskrævende opgave, der fordyres af behovet for hjælp fra eksterne konsulenter. Med en komplet digital APV er det faktisk muligt at skære markant ned på både omkostninger og internt tidsforbrug.
En digital APV foregår online, og store dele af APV-processen bliver automatiseret og struktureret for dig. En digital APV omfatter således alle 5 faser af en lovpligtig APV. Udover at indeholde en fuldautomatiseret løsning til inddrage medarbejderne, så hjælper værktøjet også med at facilitere opsætning af handlingsplaner, kommunikation, dokumentation og opfølgning.